Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng đúng chuẩn mang lại thành công rực rỡ

Như bạn đã biết, hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện quan trọng nhằm tri ân khách hàng cũng như giúp gắn kết khách hàng với doanh nghiệp, góp phần đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì thế mà mỗi sự kiện hội nghị khách hàng được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng. Tuy nhiên, không phải đơn giản để tổ chức hội nghị khách hàng. Hãy cùng nghe bật mí quy trình tổ chức hội nghị khách hàng đúng chuẩn mang lại thành công rực rỡ dưới đây.

1. Xác định mục đích của việc tổ chức hội nghị khách hàng của doanh nghiệp

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chính là việc bạn cần xác định mục đích của việc tổ chức sự kiện này. Đây được xem như “kim chỉ nam” để doanh nghiệp của bạn có thể lên được chương trình hội nghị khách hàng hoàn hảo đạt hiệu quả cao.
Thông thường, các buổi hội nghị khách hàng của doanh nghiệp sẽ xoay quanh các mục đích sau:
– Nhằm mục đích bày tỏ sự tri ân, lòng biết ơn đến đối tác, khách hàng của mình.
– Giữ mối quan hệ với khách hàng (giữ chân khách hàng) để hợp tác dài lâu hoặc khi họ muốn kết thúc hợp tác.
– Thu hút lượng khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp.
– Mục đích hoạch định chiến lược và phát triển kinh doanh sản phẩm hay các dịch vụ mới bằng việc ghi nhận các ý kiến của khách hàng trong hội nghị.
– Nhằm mục đích quảng bá các sản phẩm, thương hiệu đang kinh doanh.

2. Xác định được thời gian hội nghị khách hàng diễn ra

Hội nghị khách hàng

Tiếp theo, bạn cần xác định thời gian doanh nghiệp sẽ tổ chức hội nghị khách hàng. Thông thường, để tổ chức hội nghị khách hàng các doanh nghiệp sẽ lựa chọn ngày cuối tuần (đây là thời gian mà khách hàng có quỹ thời gian rảnh nhiều nhất trong tuần).
Đồng thời, khung giờ thích hợp nhất để hội nghị khách hàng là vào khoảng 8 giờ sáng hay 15 giờ chiều.

3. Tiến hành lựa chọn địa điểm để tổ chức chương trình hội nghị khách hàng

Để tạo tính chuyên nghiệp và tạo không gian thỏa mái cho khách hàng, các doanh nghiệp thường lựa chọn các không gian tổ chức hội nghị như trung tâm hội nghị, khách sạn, ….đây là những địa điểm được nhiều người biết và giao thông thuận tiện.
Lưu ý, trước khi chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng bạn cần lưu ý không gian tổ chức có chứa đủ lượng khách mời không, các thiết bị âm thanh, nội thất có đầy đủ không,…

4. Lên kịch bản cho chương trình hội nghị khách hàng


Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Để tổ chức hội nghị khách hàng thành công, bạn cần lên kịch bản cho chương trình hội nghị một cách cụ thể theo nội dung tổng thể của mục đích tổ chức hội nghị. Bao gồm:

– Quy mô tổ chức, danh sách khách mời.
– Tiêu chí tổ chức hội nghị của doanh nghiệp là đơn giản hay sáng tạo để lại dấu ấn riêng biệt.
– Các nội dung cần có trong chương trình hội nghị.
– Kinh phí doanh nghiệp dự trù sẽ chi để tổ chức hội nghị.

5. Chuẩn bị cho hội nghị (phân công, điều phối lượng công việc)

Đây là bước quan trọng trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng bạn cần lưu ý, bạn cần lưu ý những điều sau:
– Lên kế hoạch và phân công nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể cho mỗi thành viên
Bạn cần phân công từng việc tổ chức hội nghị khách hàng cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm cụ thể. Đồng thời bạn cần kiểm tra tiến độ thực hiện các bước chuẩn bị hội nghị một cách thường xuyên.
– Để đảm bảo công việc chuẩn bị hội nghị, bạn hãy chia nhân sự thành các nhóm để thực hiện
Với việc phân chia thành 3 nhóm để thực hiện công việc tổ chức hội nghị khách hàng, bao gồm:
+ Nhóm 1: Đối ngoại, phụ trách các công việc: in giấy mời, mời khách, …
+ Nhóm 2: Hậu cần, phụ trách kiểm tra hội trường, chuẩn bị phương tiện giao thông, chuẩn bị quà,…
+ Nhóm 3: Tiếp đón khách, phụ trách công việc đón và đưa khách, tiếp đãi khách hàng,…

6. Kiểm tra công tác chuẩn bị chạy chương trình hội nghị khách hàng

Tặng quà trong hội nghị khách hàng

Để quá trình tổ chức hội nghị diễn ra chuyên nghiệp, trước khi chạy chương trình bạn cần kiểm tra lại các công tác đã chuẩn bị như:
– Setup lại không gian để tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng.
– Kiểm tra lại các hạng mục chuẩn bị khác như: tài liệu phát cho khách hàng, các clip quảng cáo, giới thiệu về sản phẩm của doanh nghiệp, quà tặng cho khách hàng, nhân sự chuẩn bị tổ chức hội nghị,…

7. Chạy chương trình hội nghị

Đúng thời gian tổ chức hội nghị đã định trước, với lượng khách tham dự hội nghị đạt chỉ tiêu chúng ta tiến hành chạy chương trình hội nghị theo kế hoạch đã lên.

8. Kết thúc chương trình

Cuối cùng, tiến hành tặng quà tri ân khách hàng (nếu có) và tiễn khách hàng ra về để kết thúc chương trình.
Hy vọng với những chia sẻ về quy trình tổ chức hội nghị khách hàng thành công rực rỡ của chúng tôi sẽ giúp ích cho bạn. Bạn có thể truy cập vào website: https://hoaphatmiennam.vn/ để tìm hiểu thêm nhiều thông tin liên quan đến quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo và tìm hiểu thêm về các sản phẩm nội thất văn phòng Hòa Phát chất lượng.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *